電子メールのマナーは重視する必要がある

インターネットと電子メールのビジネス分野での普及に伴い、電子メールマナーはビジネスマナーの一部となり、顧客関係の成否に対する影響が顕著になっている。ビジネスメールをどのように書きますか。Brody Communications Ltd.のMarjorie Brody社長は、執筆した記事の中で次のように提案しています。

1）言葉遣いに注意：自分のメールはわかりやすいと思っているかもしれませんが、時には誤解されています。簡単で明瞭なメールは、ファックスでメールの意味を明らかにする時間を節約することができます。

　　2) 宛先を「怒らせない」：敵意を込めた言葉や批判的なニュアンス（メールのマナーでは「炎」と呼ぶ）を使うと、相手を「怒らせる」ことができ、悪い局面を引き起こすことがあります。Eメールみんなが「筆伐」する道具ではなく、問題があれば相手と面と向かって解決する。

　　3) 事前通知受信者：できるだけメールを送る前に相手の許可を得たり、少なくともメールが来ていることを知ってもらうようにしたり、あなたのメールが彼にとって価値があることを確認します。迷惑メールが好きな人はいません。無駄話だらけの不快な「件」に対する受信者の態度は、通常迷惑メールとして処理されている。

　　4) プライベートや機密のメールを送信しない：たとえあなたが「永久削除」を参照してください。多くのソフトウェアおよびネットワークサービスは、ハードディスク上でバックアップされた情報にアクセスすることができます。あなたが送る前に、もし他の人（例えば社長）がこの手紙を見たらどうなるかよく考えてみてください。もちろん、上司はあなたのプライベートメールを見たり、顧客の機密を漏洩するリスクを冒して送信機の秘密メールを送信したりしたくありません。

　　5) 添付ファイル機能に注意：添付ファイルが大きいほどダウンロード時間が長くなり、受信者のコンピュータスペースを占有することが多くなります。添付ファイルの中には必要ないものもあるかもしれませんが、受信者はすでに持っているかもしれません。ファックスまたは冗長な添付ファイルを郵送します。

6）CC機能の使用に注意：自分のメールをメモのように他の同僚や顧客にCCするかもしれません。CC機能を悪用しないでください。そうしないと、受信者は迷惑メールの処理方法で削除されます。

7）文字マッピング（emoticon）の使用を避ける：ネットワークの専門家であり、さまざまな専門用語や文字マッピングについてよく知っているかもしれないが、受信者があなたと同じ専門家であると仮定してはいけない。

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電子メール、ファックス、携帯電話は人々に便利さをもたらすと同時に、職場のマナーにも新たな問題をもたらしている。いつでも他の人を見つける能力がありますが、それはあなたがそうすべきだという意味ではありません。今の多くの会社では、電子メールはジョークや迷惑メール、プライベートなメモであふれており、仕事に関する内容はかえって多くありません。電子メールは職業用の手紙の一種であり、職業用の手紙には厳粛でない内容はないことを覚えておいてください。

ファックスには連絡先、日付、ページ数が含まれている必要があります。他人の許可なしにファックスを送らないようにすると、他人の紙を浪費し、他人の回線を占有することになる。

携帯電話は多くの人の「ライフセーバー」になるかもしれない。残念なことに、携帯電話を使うと、hr 369.comはオフィスにいないことが多く、車を運転したり、フライトを急いだり、他のことをしたりしているかもしれません。このような事実を明らかにするには、携帯電話であなたを探している人は、あなたがやっていることに興味を持っているとは限りません。